De meeste organisaties werken tegenwoordig vanuit Office365. Wanneer jouw organisatie samensmelt met een andere organisatie door een fusie of overname wil je zo snel mogelijk goed kunnen samenwerken en als één organisatie naar buiten optreden. Toch? Eén van de eerste dingen die je daarvoor wil realiseren is één e-mail systeem met één e-mail domein voor beide organisaties. Om dat te realiseren moet je een Exchange tenant to tenant cross domain migration uitvoeren. Daarbij wil je dat alle medewerkers ongestoord door kunnen blijven mailen zodat je bedrijfsprocessen daar geen hinder van ondervinden. Hoe voer je naadloos zo’n Exchange tenant to tenant migration uit? In dit blog bespreken we 7 tips voor een geruisloze migratie.
Tip 1. Doe een pre-migratie analyse
Vóórdat je aan de migratie begint, breng je in kaart hoe groot het migratie project is. Je wilt een snelle en gestructureerde migratie om de impact op de bedrijfsprocessen zo laag mogelijk te houden. Hierbij kijk je naar alle mailboxen in de bron tenant.
Daarnaast bepaal je voorafgaand aan de migratie of alle data relevant is om naar de doel omgeving te migreren. Data, accounts en data archieven die niet meer benodigd zijn, vertragen het migratieproces en zijn een onnodig risico.
Dit geldt zowel voor de bron als de doel omgeving, zodat je een overzicht hebt van alle data en er geen belangrijke informatie tijdens het migratieproces verloren gaat. Daarnaast maak je een back-up van beide huidige tenants. Bij mogelijke storingen of foutmeldingen worden de bedrijfsprocessen hiermee zo min mogelijk verstoord.
Zonder duidelijke planning, kunnen fouten tijdens het migratieproces moeilijk achterhaald worden. Daarom moet je ervoor zorgen dat je eerst de identity migratie op orde hebt. Zo voorkom je:
- Druk op de helpdesk
- Dat werkzaamheden stilliggen
- Vertraging van het migratieproject
Hier volgen 4 tips om rekening mee te houden bij het opzetten van een identity migratie:
1 Voorbereiding en planning – Houd bij de opzet van de mapping een duidelijke structuur aan, die overeenkomt met de richtlijnen van de doel tenant. Niet elke tenant kent dezelfde regels omtrent naamgeving.
2 Inventariseer – Inventariseer het migratieproject. Dat wil zeggen: breng de workloads van de bron tenant in kaart, zodat je een overzicht hebt van de omvang van het gehele migratieproject. Let hierbij ook op eventuele beperkingen.
3 Verdiep je in gebruikers – Begrijp hoe gebruikers omgaan met workloads, zowel dagelijks gebruik als op lange termijn terugkerende workloads. Vanuit hier kun je een tijdlijn opzetten en prioriteiten toekennen.
4 Analyseer de data – Analyseer de data van de workloads. Zo weet je met hoeveel data je werkt en welke data het belangrijkst is. Hierbij kun je onderscheid maken tussen first en second wave migraties.
Tip 2. Kies de juiste migratie soort
Migraties worden vanuit drie verschillende standpunten uitgevoerd. Namelijk hybrid to hybrid, cloud to hybrid en hybrid to cloud. Deze typen tenant to tenant migraties komen elk met eigen uitdagingen. We zetten ze hieronder voor je op een rij, zodat je weet waar je tijdens het project op moet letten en goed voorbereid van start kunt.
Hybrid to hybrid
Dit is het meest voorkomende migratieproces en ook gelijk het meest uitdagende project, omdat er veel bij komt kijken. Zowel de bron als de doel tenant maken gebruik van identiteit en toegangsmanagement. Hierbij moet één omgeving overgezet worden naar de ander, zonder toegang tot beide Office365 omgevingen te verliezen.
Bij hybride migraties is daarom de eerste stap om elke identiteit en elk object te synchroniseren, kopiëren en creëren van de bron tenant naar de doel tenant. Vervolgens kun je de synchronisatie van de cloud objecten van de bron Office365 naar de doel Office365 slepen. Hier vallen onder andere onder:
- Groepen
- Gasten
- Contacten
Deze migratie vraagt om management van endpoints, zowel lokaal on-premises als in de cloud.
Cloud to hybrid
Deze soort migratie is een project die bestaat uit het overzetten van een cloud tenant naar een hybride tenant. Werkt jouw bedrijf hybride en het bedrijf dat je overneemt alleen in de cloud? Dan is deze migratie voor jou van toepassing. De keuze om voor de hybride omgeving te kiezen ten opzichte van de cloud is:
- Kostenverlagend beheer van de doel tenant
- Verminder de complexiteit van de tenant beheer
- Alle gegevens ondergebracht in één beheersysteem
- Meerdere bron tenants overzetten naar één doel tenant
Je synchroniseert de cloud only identiteiten aan de lokale Office365 tenant en Azure AD. Doorgaans hebben tenant to tenant tools hier geen oplossing hiervoor. De uitvoerder moet zelf een gepersonaliseerd script schrijven. Let hier goed op als jouw bedrijf tijdens het migratieproces de volgende kenmerken heeft:
- Nieuwe medewerkers
- Medewerkers die vertrekken
- Updates in e-mailadressen
- Accounts die om het uur op inactief gezet worden
Scripted oplossingen zorgen namelijk niet voor een continue synchronisatie tijdens de fase van het project waarin de twee tenants allebei in gebruik zijn. Het gevolg hiervan is dat er fouten ontstaan tijdens de migratie.
Hybrid to cloud
Met deze derde soort migratie zet je gegevens over vanuit de hybride bron tenant naar de cloud only doel tenant. Dit is echter een uitzondering op de regel, aangezien de cloud identities vaak kleiner zijn en dus goedkoper en sneller om naar de hybrid omgeving te migreren. Voor jouw bedrijf kan het ook een toekomst strategie zijn om volledig in de cloud te werken. Dan is dit moment een mooie kans om dat aan te grijpen.
De eerste stap in het project is een synchronisatie tussen de twee tenants opstellen, zodat de twee services met elkaar kunnen samenwerken. Zo kunnen alle medewerkers doorwerken, ook tijdens het migratieproces.
Plannen hoe je de tenant vanuit hier beheert, is uniek aan deze migratie vanuit een gemixte omgeving. Je wilt namelijk dat het doelsysteem voldoet aan de richtlijnen van jouw organisatie.
Tip 3. Kies de juiste migratie strategie
Er zijn vier methodes om tenant to tenant migraties door te voeren. Deze verschillen van elkaar in tijd en de kans op risico’s. De keuze voor de migratie strategie is afhankelijk van de grootte van het project en ettelijke en praktische beperkingen.
Rapid cutover – Kleinschalig project
Een snelle overzet is de eenvoudigste overgang van bron tenant naar doel tenant. Iedereen verlaat op vrijdag de werkvloer met het oude systeem en kan de maandag het nieuwe systeem al in gebruik nemen. Alle gebruikers, data en workloads zijn gemigreerd.
Het voordeel van deze werkwijze is:
- Snelle en goedkopere migratie
- Goede user experience
Nadelig zijn:
- Meer risico’s
- Alles moet gelijk werken in de doel omgeving
- Er is een turning point waarna het moeilijk is om de migratie terug te draaien
Quick batches
Migratie in meerdere pakketten of waves zijn minder riskant, omdat je door de kleinere batches meer controle hebt. Deze manier van migreren ondersteunt echter geen samenwerking tussen de twee tenants. Je moet de migratie dus snel uitvoeren, zodat gebruikers weinig tot geen problemen ervaren tijdens het werk. Je wilt natuurlijk dat de communicatie, samenwerking en toegang tot digitale bronnen blijft functioneren.
Migration met coexistence – Meest gebruikte optie
Je kunt er ook voor kiezen om de migratie in gradaties door te voeren, waardoor je de dagelijkse werkzaamheden niet verstoort. De bron tenant en doel tenant worden dan gesynchroniseerd. Hierdoor kunnen alle gebruikers toegang behouden tot data en samenwerking, onafhankelijk van het migratieproces.
Niet alleen een goede user experience staat hierbij voorop. Ook verminder je risico’s doordat je de controle behoudt en op ieder moment eenvoudig de migratie per onderdeel terug kan draaien wanneer er problemen ontstaan
Long-term link – Wettelijke en praktisch niet altijd mogelijk
Een laatste methode om de tenant te migreren is de keuze voor een lange termijn synchronisatie tussen beide tenants. Je behoudt dan (een deel van de) bron tenant en de doel tenant voor een langere periode.
Tip 4. Communiceer over de migratie
Om de migratie soepel uit te voeren, is het belangrijk vast te stellen wie over de migratie communiceert en welke groepen wat voor informatie krijgen. Je maakt hierbij onderscheid tussen:
- Eindgebruikers: willen weten welke impact de migratie op het werk heeft
- IT managers: willen weten wat de voortgang van de migratie is
- Het gehele bedrijf: je houdt iedereen binnen het bedrijf op de hoogte van het tijdschema
In het communicatieplan houd je ook bij tijdens welke fases van het project je communiceert en hoe de communicatie plaatsvindt.
Tip 5. Monitor het proces in real time
Om eventuele fouten vroeg in het migratieproces te detecteren, de status van het project bij te houden en activiteiten te coördineren, is het aan te raden om het traject op elk moment te monitoren. Hierbij kun je denken aan dashboard met een overview van het project. Zo hoef je niet constant rapporten uit te draaien.
Het overzicht helpt ook wanneer onvoorziene issues optreden. Daarom moet je flexibel zijn in het migratieproces, gemigreerde data kunnen traceren en op elk moment de migratie terug kunnen draaien. Hiermee minimaliseer je de impact op de eindgebruiker.
Tip 6. Stel een security en helpdesk in voor soepel verloop
Datasecurity van jouw bedrijfsgegevens staat bij de migratie natuurlijk voorop. Om deze veiligheid te waarborgen, zijn er de ABC’s als richtlijn:
- Audit: controleer welke taken de eindgebruikers uitvoeren en of het platform (de doel tenant) dat ze daarvoor gebruiken altijd correct functioneert.
- Back-up: het is al eerder genoemd, maar het is dan ook een belangrijk onderdeel van het migratieproces: maak een back-up van de bron en doel tenant vóórdat je aan de Office365 tenant migratie begint. Zo gaan er geen bestanden verloren.
- Controle: om de veiligheid te waarborgen, moet je toegangsmanagement controleren. Zo ben je ervan verzekerd dat alle toegangsrechten ook in de doel tenant omgeving aan de juiste werknemers zijn toegekend.
Wil je weten wat de ABC’s voor een beveiligde migratie inhouden? Je ontdekt de uitgebreide best practices in de gratis whitepaper.
Tijdens de migratie wil je ook dat medewerkers geen problemen tegenkomen op de werkvloer. Toch is dit niet altijd te voorkomen. Daarom richt je een helpdesk in, waar medewerkers eenvoudig contact mee op kunnen nemen bij problemen. Hierbij kun je denken aan tickets, een FAQ en/of telefonische service.
Tip 7. Maak gebruik van een migratie tool
Al deze aspecten handmatig uitvoeren kost veel tijd en energie. Bovendien kun je al snel het overzicht kwijtraken, of de bedrijfsprocessen verstoren. En dat wil je niet. Daarom kun je gebruikmaken van een migration tool.
Deze tool is software die meer migreert dan alleen jouw mailbox. Naast e-mail migratie, ondersteunt deze tool jou met de volledige migratie van jouw huidige Office 365 tenant naar de nieuwe tenant:
Je moet niet alleen de juiste tools prepareren voor het migratieproject, maar ook voor:
- Discovery
- Backup and recovery
- Auditing and reporting
- Post-migration management
Een veel gebruikte tool hiervoor is On Demand Migration van Quest.
Quest On Demand Migration tool
Met On Demand Migration beschik je over één oplossing die al deze tenant to tenant migratie workloads migreert. Omdat je het platform aan zowel de bron als de doel tenant kan koppelen, kan er naadloos doorgewerkt worden.
Deze migratie tool ondersteunt jou bij:
- Automatische inventarisatie van de bron tenant
- Ondersteunt de drie soorten migraties:
1) hybrid to hybrid
2) cloud to hybrid
3) hybrid to cloud
- Stel de schaal van de migratie in
- Naadloze aansluiten van de twee tenants
- Monitor in het dashboard overzicht de status van de migratie load
De tool onderscheidt zich door een gebruiksvriendelijk dashboard, waar je in één oogopslag de status van de tenant to tenant migratie volgt:
- Overall status
- Afgeronde taken
- Huidige taken ingedeeld in workloads
- Status per gebruiker
Niet elk bedrijf is hetzelfde. Om jouw bedrijf ervan te verzekeren dat de On Demand migratie voldoet aan jouw wensen, bestaat de tenant migratie tool van Quest uit 3 verschillende niveaus. Je kiest daarbij uit de voor jou relevante workloads, zodat je alleen betaalt voor de migraties die voor jouw bedrijf van toepassingen zijn.
Exchange tenant to tenant migratie met Software Connection
Met de juiste tool en partner manage je je Office 365 migratie op een gestructureerde en veilige manier. Software Connection is specialist op het gebied van e-mail migraties, waarbij de huidige bedrijfsprocessen van jouw bedrijf voorop staan. Zo kunnen gebruikers ongestoord blijven e-mailen, ook tijdens de migratie. Daarbij bieden we jou een intuïtief dashboard waar je de controle over de voortang van het project kunt volgen.
Wil je meer weten over het goed plannen en uitvoeren van Exchange tenant to tenant migraties? Ontdek het in de gratis whitepaper: Office365 Tenant to Tenant Migration Best Practices. Of bekijk de webcast ‘Ten minutes on Tenant to Tenant migration: Email’. Tot slot kun je natuurlijk ook contact opnemen voor advies en ondersteuning.
