Medi-Send veelgestelde vragen

Waarom moet ik mijn e-mails en bestanden encrypten?

E-mail en bestand encryptie is een bewezen aanpak voor de bescherming van gevoelige informatie. In veel gevallen is de codering noodzakelijk om ervoor te zorgen dat u informatie over uw cliënt en patiënt beschermt. In andere gevallen om de intellectuele eigendom of andere informatie die vertrouwelijk is te beschermen. Afgezien van de veiligheid en vertrouwelijkheid wordt e-mail- en bestandencryptie door een groeiend aantal gebruikers aangenomen vanwege compliance kwesties. Specifiek, hebben normeringen zoals NEN7512, Sorbanes-Oxley en de Health Insurance Portability en Accountability Act (HIPAA) strenge regels opgelegd over de wijze waarop persoonlijke financiële gegevens en informatie over gezondheid kan worden overgedragen en gedeeld. Bedrijven die niet voldoen aan deze wetten kunnen te maken krijgen met zware straffen en boetes. Bovendien hebben de Europese Unie en andere internationale instanties privacy wetgeving aangenomen die van invloed is op bedrijven die zaken doen in het buitenland. Om deze redenen zijn beveiligde e-mails en bestanden een essentieel instrument om zaken te doen met de meeste beursgenoteerde ondernemingen, waaronder bedrijven op het gebied van de gezondheidszorg.

Medi-Send voldoet aan de volgende algemene voorwaarden:

  • Het beveiligd afleveren van berichten in de mailbox van de ontvanger
  • Zorgdragen voor een naadloze integratie met de bestaande infrastructuur
  • Een zeer gebruiksvriendelijke tool
  • Ondersteuning van management

Moet ik mij zorgen maken over mijn e-mail wat betreft de compliance voorwaarden?

Waarschijnlijk wel, vooral als u e-mail gebruikt om gevoelige gegevens te versturen, zoals persoonlijk identificeerbare informatie over uw gezondheid zoals lab uitslagen. U moet er rekening mee houden dat de mogelijkheid om elektronisch zaken te doen, terwijl naleving van regelgeving wordt gewaarborgd, niet alleen gaat over het vermijden van aansprakelijkheid. Sterker nog, het gebruik van e-mail opent een aantal zakelijke kansen zoals het bevorderen van een snellere en goedkopere cliënt- en patiëntcommunicatie. Voor artsen, specialisten en verzekeringsinstanties kan deze vorm van een beveiligd communicatiekanaal op vele manieren een meerwaarde bieden, vooral als de beveiligde e-mailservice eenvoudig is te gebruiken.

Starten met Medi-Send

Na aanschaf van een licentie bij Medi-Send maakt u een gebruikersnaam aan op de Medi-Send omgeving, en installeert u de plug-in of u maakt gebruik van de Zero Download Messenger en u zult beveiligde en encrypte e-mails en bestanden versturen naar wie u maar wilt. Medi-Send ondersteunt de volgende omgevingen; Microsoft Outlook 2003, 2007 en 2010 of Outlook Express 6.0 (geen Windows Mail), Windows XP en Windows 7. Medi-Send vereist ook de nieuwste Microsoft servicepacks en beveiligingsupdates voor Windows en Outlook. U kunt onderstaand de laatste versies downloaden: MS Windows Updates en MS Office Updates

Kan ik beveiligde e-mails versturen zonder Outlook of Outlook Express?

Ja, als u geen Outlook of Outlook Express gebruikt, kunt u ook inloggen op de Medi-Send omgeving en beveiligde e-mails versturen met de Zero Download Messenger (ZDM) en alle andere volledig functionele browsers op elk platform. Ga naar de Zero Download Messenger, klik op de “Nieuw bericht” knop en stuur een beveiligd bericht.

Wat is de Zero Download Messenger?

De Zero Download Messenger (ZDM) is een interface waarmee abonnees van beveiligde e-mails de mogelijkheid wordt geboden deze te versturen zonder de noodzaak om Medi-Send software te installeren. Het maakt het ook mogelijk dat uw ontvangers beveiligde e-mails lezen en deze veilig kunnen beantwoorden. De ZDM is geen webmailsysteem en bewaart geen enkele beveiligde e-mail. Berichten zullen alleen worden opgeslagen in uw map met verzonden berichten en in de inbox van de ontvanger. Hoe werkt het? Door te klikken op de “Lees bericht” knop, kunnen ontvangers hun browser gebruiken om de encrypte inhoud tijdelijk te plaatsen in de Voltage Cloud. Voltage verifieert dan de ontvanger en de-crypt het bericht in het geheugen en geeft dit terug aan de ontvanger via een beveiligde browser omgeving. Wanneer de beveiligde browser sessie wordt beëindigd, zal het bericht niet meer in het geheugen van de server staan. De Zero Download Messenger vereist dat gebruikers elke keer inloggen op het moment dat ze toegang willen tot het systeem. De beveiligde sessie zal na een korte tijd uitschakelen vanwege de beveiliging.

Ga naar de >Zero Download Messenger, klik op de “Nieuw bericht” knop en stuur een encrypt bericht.

Tip: Als u de beveiligde e-mail verstuurt, klikt u op de “Kopieer” knop om een kopie van het bericht naar uzelf voor uw eigen administratie te versturen.

Waar kan ik met mijn vragen over Medi-Send terecht?

De startpagina helpt u om snel aan de slag te gaan. Ook het Medi-Send Support Team kan antwoord geven op alle vragen die u heeft. Neem contact op met ons Support Team: support@software-connection.nl.

Wat maakt Medi-Send beter dan andere encryptie oplossingen?

Medi-Send encryptie producten zijn eenvoudiger te gebruiken dan conventionele encryptie producten omdat ze zijn gebaseerd op de baanbrekende technologie die bekend staat als Identity-Based-Encryption. Met deze technologie biedt Medi-Send de meest transparante ervaring voor eindgebruikers. Het verzenden van beveiligde encrypte e-mails is net zo eenvoudig als het klikken op een knop en berichten kunnen overal en altijd via een browser-gebaseerde interface worden gelezen.

Medi-Send heeft ook niet de risico’s van een webmailsysteem. Berichten worden niet opgeslagen op de server, zodat u en uw ontvangers de volledige controle hebben en houden over alle beveiligde inhoud.

Hebben mijn ontvangers ook software nodig om beveiligde emails te ontvangen?

Nee, wanneer u een encrypte e-mail verstuurt, krijgt de ontvanger een HTML-bijlage met daarin uw beveiligde bericht. Wanneer de ontvanger de e-mail opent in de browser, zullen zij in staat zijn de mail te decrypten en zien zij uw e-mail via een beveiligde verbinding.

Maar als zij de beveiligde e-mail willen zien in hun Outlook of Outlook Express e-mail cliënt, dan zullen zij Medi-Send moeten aanschaffen. Zij kunnen daarvoor contact opnemen met de sales afdeling van Medi-Send via 088-8475000.

Hoe werkt Medi-Send?

Medi-Send is gebaseerd op dezelfde technologie als het Voltage desktop product: Voltage SecureMail. Het enige verschil is dat het een gehoste service betreft, dus levert het de hardware en server software-infrastructuur die nodig is om het systeem te ondersteunen. Voor een uitleg over hoe Voltage Identity-Based-Encryption technologie werkt, kunt u terecht op de website www.voltage.com/technology.

Hoe werkt Medi-Send?

Medi-Send is gebaseerd op dezelfde technologie als het Voltage desktop product: Voltage SecureMail. Het enige verschil is dat het een gehoste service betreft, dus levert het de hardware en server software-infrastructuur die nodig is om het systeem te ondersteunen. Voor een uitleg over hoe Voltage Identity-Based-Encryption technologie werkt, kunt u terecht op de website www.voltage.com/technology.

Hoe kan ik er zeker van zijn dat niemand anders de inhoud van mijn berichten ziet?

Medi-Send is een echte point-to-point encryptie service voor e-mail. Dit betekent dat als u eenmaal een bericht heeft encrypt, het onleesbaar blijft totdat deze is ontvangen en wordt decrypt door de ontvanger.

Kunnen IT-managers of mijn internet service provider mijn e-mails zien?

Nee, zelfs uw IT-afdeling of provider zal niet in staat zijn om toegang te krijgen tot uw berichten. Dat is de reden waarom Medi-Send zo waardevol is voor managers en professionals die werken aan gevoelige medische en zakelijke bestanden, zoals lab-uitslagen, onderzoeken, medische dossiers en contractonderhandelingen.

Is Medi-Send echt goedkoper dan andere encryptie oplossingen?

Ja, het is echt goedkoper. De meeste encryptie mogelijkheden zijn ontworpen en geprijsd voor middelgrote en grote bedrijven, terwijl Medi-Send zich specifiek richt op professionals en kleine tot middelgrote bedrijven. Medi-Send vereist weinig of geen opleiding, nul investeringen in hardware en geen certificaat-beheer. Het product biedt een superieure waarde aan traditionele encrypte producten

Hoe gebruik ik Voltage SecureFile om bestanden op mijn computer te beschermen?

Met Voltage SecureFile kunnen gebruikers op een transparante wijze bestanden beveiligen op portals zoals Dropbox en Google Drive. Met slechts twee klikken op de knop kunnen gevoelige zakelijke documenten zoals patiëntinformatie over de gezondheid, financiële overzichten of intellectueel eigendom eenvoudig worden beveiligd voor gemachtigde ontvangers. Eenmaal beveiligt, kunnen deze bestanden worden uitgewisseld via e-mail, portals en FTP servers of lokaal worden opgeslagen op een desktop of USB-stick. Met het beveiligde bestand door Voltage SecureFile wordt de informatie altijd beschermd ongeacht waar het document wordt opgeslagen. Office 2007 en 2010 gebruikers kunnen het beheer van rechten encrypten en handhaven met de nieuwste uitgifte van SecureFile.

Wat kunt u mij vertellen over Voltage en de achtergrond van het bedrijf?

Voltage Security is opgericht door een team van informatica deskundigen onder leiding van dr. Dan Boneh, een toonaangevende autoriteit op het gebied van cryptografie en hoogleraar Computer Wetenschappen aan de Universiteit van Stanford. Het bedrijf wordt ondersteund door veel in Silicon Valley gevestigde en toonaangevende venture capital bedrijven. Voltage SecureMail en de andere producten van Voltage worden gebruikt en zijn vertrouwd door meer dan 900 grote organisaties over de hele wereld, waaronder veel Fortune 500 bedrijven.